Yrittäjän pikku apulaiset: Yritystili ja kirjanpito-ohjelma
Perustamisen jälkeen aloittavalla yrittäjällä on edessään yritystilin valinta sekä päätös kirjanpidon hoitamisesta. Molemmat ovat tärkeitä päätöksiä, mutta varsinkin kirjanpidon kanssa kannattaa olla tarkkana.
Olen joskus kuullut sanottavan, että yrittäjän tuntee siitä, että hänellä on yritystili. Olen tässä asiassa eri mieltä, sillä mielestäni yrittäjän tuntee siitä, että hänellä maksavia asiakkaita. Tyhjällä yritystilillä kun ei tee mitään. Yritystili on siis yrittäjälle ennemminkin itsestäänselvyys kuin yrittäjyyden kriteeri.
Kirjanpitoon paneutuminen puolestaan kehittää omaa taloudellista ajattelua ja ymmärrystä verotuksesta. Nämä auttavat arvioimaan oman yrityksen kannattavuutta, omia hintoja ja yrityksen kuluja sekä verovuoden tapahtumia. Tämä kaikki tukee omaa strategista suunnittelua.
Kun olet lukenut tämän postauksen, pystyt paremmin arvioimaan seuraavia asioita omalta kannaltasi.
Minkälainen on hyvä yritystili?
Saksassa laki ei velvoita yksinyrittäjää avaamaan yritystiliä, mutta pankki sen sijaan halutessaan voi sitä vaatia. Vaikka yritystilin avaaminen ei olisikaan pakollista, kannattaa alusta lähtien erottaa yrityksen rahat ja omat rahat toisistaan. Näin pystyy säilyttämään hyvän kokonaiskuvan kaikista tuloista ja menoista sekä säästyy ikäviltä yllätyksiltä.
Yritystilien (Geschäftskonto) tarjonta on suuri ja niiden ominaisuudet vaihtelevat. Tärkein kriteeri on kuitenkin yrittäjän omat tarpeet. On suuri ero sillä pyörittääkö yrittäjä nettikauppaa, kahvilaa vai myykö hän asiantuntijapalveluita netissä.
Joskus pankki mainostaa yritystilin yhteydessä lainanottomahdollisuutta tai omaa laskutusohjelmaa. Yksinyrittäjän ei kuitenkaan välttämättä kannata ottaa lainaa ja laskutusohjelmakaan ei ole hyödyllinen, jos sitä ei voi integroida sujuvasti kirjanpitoon eikä sen kautta voi toimittaa veroilmoituksia.
Hyvä yritystili on lyhyesti sanottuna hinnaltaan kohtuullinen ja sen toiminnot ja ominaisuudet vastaavat yrittäjän tarpeita. Lisäksi yritystilin on oltava vaivaton ja ketterä käyttää. Tärkeä ominaisuus on myös yhteensopivuus laskutus- ja kirjanpito-ohjelman kanssa. Yhteinen rajapinta nimittäin säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa – ja kuten tunnettua – aika ja vaiva ovat rahaa.
Kannattaa siis itse ensin hahmottaa, mitä tarpeita juuri sinulla yrittäjänä on. Sen jälkeen voit alkaa tutkimaan eri pankkien yritystilien ominaisuuksia ja hintoja ja vertailla niitä.
On myös järkevää pitää mielessä, että perinteinen iso ja maineikas pankki ei välttämättä ole se paras vaihtoehto yrittäjälle – eikä varsinkaan yksinyrittäjälle. Pieni paikallinen pankki voi puolestaan olla hankala integroida nykyaikaisiin kirjanpito-ohjelmiin ja siinä mielessä hyödytön kumppani. Ja aina on hyvä muistaa, että ilmaiset palvelut eivät välttämättä olekaan niin kannattavia kuin ensisilmäyksellä vaikuttaa.
Lyhyesti sanottuna itsensätyöllistäjän optimaalisia kumppaneita ovat yleensä pankit, joiden palvelukonseptit on luotu palvelemaan juuri heitä.
Minkälainen on hyvä laskutus- ja kirjanpito-ohjelma?
Laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaa (Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm) valittaessa pätevät itseasiassa samat kriteerit kuin yritystiliä valittaessa. Ohjelman on vastattava käyttäjänsä tarpeita, oltava käyttökelpoinen ja hintansa arvoinen. Kirjanpitoon löytyykin paljon eri ratkaisuja ilmaisohjelmista erihintaisiin maksullisiin ratkaisuihin. Kirjanpidon tekeminen myös laskentataulukossa on sallittua. Kirjanpidon hoitaminen itse ei välttämättä sovi kaikille, mutta voi olla järkevä ratkaisu toimintaa aloittaessa, jos laskutus on kovin pientä ja tulot ovat alhaiset.
Itse kuulun niihin yrittäjiin, jotka tekevät kirjanpitonsa alusta loppuun, sillä kääntäjäyrittäjän kirjanpito ei ole mitään mystistä alkemiaa. Sitäpaitsi kirjoitan itse laskuni ja kirjanpito-ohjelma hoitaa loput melkein automaattisesti, joten mielestäni ei ole järkevää maksaa ulkopuoliselle vain muutamasta klikkauksesta.
Jos kuitenkin jo ajatuskin kirjanpidosta kauhistuttaa eikä oikein tule ohjelmistojenkaan kanssa toimeen, kannattaa hankkia suosiolla oma Steuerberater. Steuerberater on veroneuvoja/kirjanpitäjä, joka tekee Saksassa kirjanpidon ja huolehtii veroilmoituksista.
Jotkut yrittäjät toimivat ns. kenkälaatikkoperiaatteella eli toimittavat kaikki kuitit kirjanpitäjälle lajittelemattomina. Kirjanpitäjä sitten lajittelee kuitit ja vie ne kirjanpitoon. Tässä tapauksessa yrittäjän ainoa tehtävä on kyetä keräämään kuittinsa ja maksamaan maksunsa sekä kirjanpitäjälle että verottajalle.
Osa yrittäjistä puolestaan vie itse kuitit kirjanpito-ohjelmaan ja antaa sitten kirjanpitäjän hoitaa ilmoitukset kuukausittain tai vuosiveroilmoitukset kerran vuodessa. Tämä on hiukan huokeampi vaihtoehto kuin ns. kenkälaatikkoperiaate.
Mikäli sinulla on kirjanpitäjä (Saksassa siis Steuerberater), hän saattaa suositella laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaa, jota itse käyttää mieluiten. Yrittäjän olisi kuitenkin hyvä ymmärtää edes jotain omasta kirjanpidostaan ja kirjanpito-ohjelmastaan, jotta kaikki valta ja osaaminen ei ole ulkopuolisella palveluntarjoajalla.
Yrittäjä päättää itse, mitä palveluita hän tarvitsee ja mitä hän on niistä valmis maksamaan. Paras vaihtoehto on yleensä sellainen, joka on suunniteltu omalle yritystyypille.
Mitä ketteriä ominaisuuksia kirjanpito-ohjelmalta tulee vaatia?
Jos yrittäjän on tarkoitus elää yritystoiminnastaan, on hänen yrityksensä tehtävä tulosta. Mitä enemmän pätäkkää tulee sisään, sitä enemmän sitä menee myös ulos ja sitä enemmän käsiteltäviä laskuja ja kuitteja on. Työn lisääntyessä jää vähemmän aikaa paperihommiin.
Onneksi kuitenkin ohjelmistoratkaisut ovat nykyään ainakin yksinyrittäjän kannalta kattavia ja ketteriä. Toki kannattaa muistaa, että ohjelmistot toimivat vain niin hyvin kuin niitä osaa käyttää.
Toimivan laskutus- ja kirjanpito-ohjelman perusominaisuuksia ovat ainakin integroitavuus yritystiliin, rajapinta verottajan Elster-palveluun ja mahdollisuus tehdä yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa. Lisäksi ohjelmiston pitäisi kyetä kohdistamaan kuitit ja tilitapahtumat (miltei) automaattisesti (käyttäjä korkeintaa tarkistaa ja vahvistaa kohdistuksen).
Mitä ketterät ominaisuudet tarkoittavat käytännössä?
Integroitavuus yritystiliin tarkoittaa, että ohjelmistot keskustelevat keskenään ja näet tilitapahtumasi kirjanpito-ohjelmassa. Pystyt myös tekemään ohjelmasta käsin tilisiirtoja omalta pankkitililtäsi.
Rajapinta verottajan Elster-palvelun kanssa tarkoittaa, että voit tehdä esim. arvonlisäveron kausi-ilmoitukset ja EU-myynnin yhteenvetoilmoitukset muutamalla klikkauksella kirjanpito-ohjelmastasi käsin ilman, että sinun täytyy kirjautua Elster-palveluun.
Lisäksi voit generoida vuoden päätyttyä esim. tuloslaskelman ja arvonlisäveron vuosi-ilmoituksen, jotka voit toimittaa veroneuvojallesi. Voit myös itse tehdä näiden ilmoitusten pohjalta oman tuloveroilmoituksesi verkossa, ja jättää sitten sähköisesti kaikki veroilmoitukset kerralla. Helppoa kuin heinäteko… Ainakin niin kauan kun ei ilmene ongelmia. Onneksi hyvillä ohjelmistoilla on myös laaja tietokanta ja chatti.
Ja ennen kaikkea – hyvä kirjanpito-ohjelma mahdollistaa kirjanpidon ilman, että ohjelman tarjoaja rajoittaa käytössä olevia tärkeitä ominaisuuksia ja myy sitten lisähinnasta näitä omaisuuksia. Myös ohjelmistopalvelun omien kirjanpitäjien palveluiden myyminen kiinteällä ja mahdollisesti korkealla hinnalla saattaa olla yrittäjälle epäedullinen diili.
Toisin sanoen yrittäjällä on oltava aina mahdollisuus käyttää ohjelmaa tarpeidensa mukaisesti ja halutessaan kilpailuttaa kirjanpitäjiä.
Yrittäjä voi itse tehdä kirjanpitonsa kirjanpito-ohjelmalla, mutta kannattaa aina muistaa, että ohjelma on vain niin hyvä kuin käyttäjä itse on.
Ovatko ilmaisversiot kannattavia?
Laskutus- ja kirjanpito-ohjelmista on saatavilla tietenkin myös ilmaisversioita. Näissä voi olla tiettyjä ominaisuuksia, kuten laskujen kirjoittaminen ja arvonlisäveron kausi-ilmoitus. Niin kuin kaikissa ilmaisversioissa, toiminnot eivät kuitenkaan ole yhtä kattavia kuin maksullisissa versioissa.
Kannattaa siis lukea tarkasti, mitkä ominaisuudet ovat varmasti käytössä maksuttomassa versiossa ja mitkä maksullisessa. Usein nimittäin tuotteita mainostetaan kaikilla ominaisuuksilla, mutta jätetään mainitsematta, mitkä ominaisuudet itse asiassa kuuluvat maksulliseen versioon.
Kun maksuttoman version ominaisuudet ovat rajallisia, voidaan samalla tarjota veroneuvojan palveluita mahdollisesti yrittäjän kannalta turhan kalliiseen hintaan. Ja hokkus pokkus – yrittäjä on sidottu näennäisesti toimivaan ilmaisohjelmaan, mutta joutuu loppupeleissä kuitenkin maksamaan palvelusta, jota ei ehkä alun perin olisi halunnut ostaa.
Tietysti on myös yrityksiä ja yrittäjiä, jotka tarvitsevat esimerkiksi vain laskutusohjelman. Tällöin jokin ilmaisversio on varmasti näppärä ratkaisu. Kaikki veroihin liittyvät ilmoitukset voi tietenkin tehdä aina itse suoraan Elsterissä.
Kaikkein halvin, mutta työteliäin ratkaisu on laskentataulukko-ohjelma (esim. Excel). Laskentataulukossa pystyy tekemään aivan samoja asioita kuin yksinkertaisessa laskutus- ja kirjanpito-ohjelmassa. Kaikki veroilmoitukset voi sitten tehdä itse manuaalisesti laskentataulukon pohjalta Elsterissä. Tämä yhdistelmä vaati tietenkin hyvää laskentataulukko-osaamista ja Elster-järjestelmään paneutumista. Ja ennen kaikkea tämä yhdistelmä vaatii äärimmäisen kovia hermoja, huolellisuutta, kärsivällisyyttä ja sinnikkyyttä…
A vot ja fertig! Älä tee kuten minä tein, vaan tee kuten neuvon
Aloittaessani yritystoiminnan Saksassa minulla oli yhdistetty yksityis- ja yritystili eräässä suuressa ja perinteissä saksalaispankissa. Tämä toimi jonkin aikaa, mutta sitten totesin yhdistelmätilin epäkäytännölliseksi kirjanpidon kannalta. Lisäksi yksinyrittäjänä olin kyseisessä pankissa toisen luokan asiakas, joten päätin jättää pankin asiakkuuden kokonaan. Avasin erillisen yritystilin ketterässä ja modernissa pankkipalvelussa ja yksityistilin toisessa palvelultaan joustavammassa pankissa.
Minulla oli ensin yritystili nimenomaan yksinyrittäjille tarkoitetussa pankissa. Tämä pankkisovellus erittelee automaattisesti kolmelle alatilille arvonlisäverot, tuloverot ja omat rahat eli käytettävissä olevan rahasumman. Koko saldo on tietenkin aina käytettävissä, joten jos haluaa shoppailla design-käsilaukkuja ja merkkiautoja, voi aina vinguttaa visaa niin paljon kuin tilillä on rahaa. Automaattinen erittely alatileille antaa kuitenkin niin realistisen ja ajantasaisen käsityksen käytettävissä olevista rahoista, että yrittäjä kyllä tyytyy ostamaan vain sukkia ja suklaata. Tietenkin siis vain rahoilla, jotka ovat Omat rahat -alatilillä. Kaikki veroille korvamerkittyjen eurojen tulisi pysyä visusti omilla alatileillään.
Myöhemmin vaihdoin huokeampaan vaihtoehtoon, joka on suoraan laskutus- ja kirjanpito-ohjelmani yhteydessä. Tästä vaihtoehdosta puuttuvat ainakin toistaiseksi nämä käytännölliset alatilit.
Kirjanpitoa varten minulla on siis laskutus- ja kirjanpito-ohjelma. Kirjoitan itse laskuni ja teen itse kirjanpidon alusta loppuun. Aivan aluksi tein kirjanpidon laskentataulukossa ja arvonlisäveroilmoitukset suoraan Elster-palvelussa. Tämä onnistui ihan kivasti, koska kääntäjäyrittäjällä ei ole kuukausittain kasapäin laskuja ja kuitteja, vaan kaikki on melko helposti hallittavissa.
Kirjanpito sujui siis näppärästi ja huokeasti. Ongelmia ilmeni vasta siinä vaiheessa, kun aloin tekemään ensimmäistä tuloveroilmoitustani ja arvonlisäveron vuosi-ilmoitusta suoraan Elsterissä. Voin rehellisesti sanoa, että sinä vuonna veroilmoitusten teko oli kamalaa vääntöä ja säätämistä. Hommaan kului paljon aikaa ja se maksoi hirvittävät määrät kärsivällisyyttä ja hermoja. Joskus kognitiiviset kyvytkin olivat melkoisella koetuksella. Onneksi verkosta löytyi aina joku video, jossa näytetään, mitä tehdä, jos omat aivot olivat ratkeamispisteessä.
Sinänsä kaikki meni loppujen lopuksi nappiin ja veroilmoituksen lopputulos oli juuri sellainen, kuin olin sen olettanutkin olevan. Johtopäätökseni tästä tuskien taipaleesta oli kuitenkin se, että hankin välittömästi kirjanpito-ohjelman. Nykyisin en enää missään nimessä suostuisi tekemään yhtään mitään laskentataulukossa ja suoraan Elsterissä. Toivottavasti et sinäkään!
Seuraavassa postauksessa käsitellään yrittäjän pakollisia veroilmoituksia. Napsauta pallukkaa ja tutustu aiheeseen, jotta et joudu verokarhun kynsiin!
Marvola 31.05.2024